Kā sapulces var kļūt efektīvākas?
Tikšanās aizņem lielu daļu no daudzu cilvēku darba dienas. Lai gan tas ir svarīgs instruments uzņēmumu un darbinieku attīstībai, bieži vien sanāksmes mēdz būt neefektīvas. Skaidram mērķim un atbilstošam sapulces formātam ir izšķiroša nozīme to efektivitātē.
Lai rīkotu efektīvas sanāksmes, lielākais izaicinājums ir maksimāli palielināt to labumu. Šeit ir daži būtiski ieteikumi, kā to izdarīt:
1. Pārliecinies, ka katrai sanāksmei ir skaidrs mērķis. Vai tā ir tikai informatīva tikšanās, vai arī ir nepieciešama dalībnieku radošā iesaiste? Informē dalībniekus par sanāksmes mērķi jau iepriekš, lai viņi zinātu, kas no viņiem tiek gaidīts, un varētu laicīgi sagatavoties.
2. Nodrošini, lai sapulces laikā katram dalībniekam būtu skaidra funkcija un uzdevumi. Tas palīdzēs uzturēt koncentrāciju un nodrošinās, ka visi ir iesaistīti un efektīvi piedalās sarunā.
3. Sāc sapulci noteiktajā laikā, pat ja kāds dalībnieks kavējas. Tas uzsver laika vērtību un palīdz saglabāt disciplīnu, tādējādi izrādot cieņu pret visiem dalībniekiem.
4. Vienmēr dokumentē notiekošo – pieraksti galvenos punktus, lēmumus un darbības. Tas palīdzēs vieglāk sekot līdzi izpildāmajiem uzdevumiem un nodrošinās atskaitāmību.
5. Lai izvairītos no traucējošām skaņām un pārtraukumiem, izstrādā mobilā tālruņa lietošanas politiku sanāksmēm. Apsver iespēju visiem dalībniekiem izslēgt savus telefonus pirms sanāksmes sākuma.
Izmantojot šo paņēmienus, varēsi nodrošināt, ka sanāksmes ir orientētas uz rezultātu un veicina produktivitāti ikdienas darbā.
Izvēlies sapulces veidu atbilstoši tās mērķim
Ir viegli nepamanīt trūkumus savā darba vidē un pieļaut izplatītas kļūdas sapulču organizēšanā. Daudzās darba vietās visas sapulces tiek vadītas pie viena un tā paša konferenču galda, neatkarīgi no sapulces iemesla. Lai sanāksme būtu veiksmīga, ir vērts padomāt par to, kāda veida vide tai būtu piemērotāka.
Sanāksmes, kurās dalībnieki stāv kājās, ir lieliski piemērotas ikdienas darbu saskaņošanai un ātrai aktuālās situācijas noskaidrošanai. Tās ir īsas un efektīvas, bieži vien ar ātru lēmumu pieņemšanu. Stāvot kājās, pieaug uzmanības līmenis, un šādi mēs arī saņemam nepieciešamo ikdienas fizisko aktivitāšu devu. Laba izvēle šādām sapulcēm ir konferenču galds ar regulējamu augstumu, kas ir piemērots gan sēdošām, gan stāvošām sanāksmēm. Ideju apmaiņai darbinieki var arī pulcēties pie tāfeles vai statīva ar pāršķiramo papīru.
Pastaigas un sarunas ārpus telpām ir teicamas dziļām, mierīgām sarunām nelielās grupās (ne vairāk par pieciem cilvēkiem). Tās ir arī lieliski piemērotas radošo ideju apmaiņai. Pētījumi liecina, ka mēs mēdzam domāt radošāk, kustoties ārā, nevis sēžot telpās. Pastaigas laikā mēs elpojam svaigu gaisu un uztveram dabīgo gaismu, kas palielina enerģijas līmeni. Pastaigām un sarunām nav vajadzīgs īpašs aprīkojums, tomēr labi apavi vienmēr nāks par labu.
Tradicionālās sapulces, kurās dalībnieki sēž pie konferenču galda, ir piemērotas formālām sanāksmēm un lēmumu pieņemšanai. Šādās sanāksmēs parasti ir vadītājs un skaidra darba kārtība. Ja sapulce ir labi strukturēta, tā var būt gan efektīva, gan ietaupīt laiku. Tomēr tradicionālajās sanāksmēs pastāv radošuma mazināšanās un dalībnieku pasivitātes risks.
Uzzini, kā strādāt radoši, izmantojot iedvesmas tāfeli
Radošās sapulces palīdz ieraudzīt jaunas perspektīvas, risinājumus un iespējas. Tāpat kā visām sanāksmēm arī šīm ir vajadzīgs skaidrs mērķis, taču tās var būt bez detalizēta darba plāna. Radošās sanāksmēs notiek ideju un viedokļu apmaiņa ārpus ierastajiem rāmjiem. Izmanto tāfeli, piezīmju lapiņas vai citus rīkus, lai vizualizētu savas domas. Ieturi pārtraukumus un maini telpas iekārtojumu sapulces laikā, lai iegūtu jaunus iespaidus.
Uzzini, kā izvairīties no ilgstošas sēdēšanas
