Veido arhīvu gudri!

Mūsdienās informācijas apjomi arvien pieaug, tāpat kā informācijas aprites ātrums. Arvien vairāk informācijas “paiet mums garām". Pieaugot informācijas apjomam, pieaug arī nepieciešamība pēc ērtas informācijas uzglabāšanas, tādējādi mūs interesē divi būtiski jautājumi par Jūsu arhīvu - vai Jums izdodas lielos informācija apjomus uzglabāt darbiniekiem saprotamā veidā, un vai tiešām Jums nepieciešams saglabāt tik daudz informācijas?

-Fizioterapeite Katarina Hinnerson vada uzņēmumu Ordningskonsulterna.se, kas palīdz uzņēmumiem un privātpersonām sakārtot un organizēt savas lietas. “Uzņēmuma Ordningskonsulterna.se mērķis ir atvieglot ikdienas dzīvi, radot ērtas un funkcionālas telpas gan birojā, gan mājās, tādējādi tiek ietaupīts gan laiks, gan enerģija,” stāsta Katarina Hinnerson.

-Man vienmēr ir patikusi kārtība. Visās manās darbavietās, es esmu ieviesusi perfektu kārtību, līdz es sapratu, ka tas ir tas, ko patiešām vēlos darīt. Lai gan daudzi uzņēmumi cenšas izmantot arvien mazāk drukātās informācijas, tomēr vēl joprojām uzņēmumos aprit milzīgs drukātās informācijas apjoms.

-Katarina Hinnerson skaidro, ka uzņēmumiem jācenšas savu informāciju digitalizēt, tādējādi atbrīvojoties no liekiem papīra kalniem. Pētījumi ir pierāda, ka mēs pārāk daudz laika pavadām, meklējot informāciju papīru kaudzēs. Pētījumos atklājies, ka mēs tērējam aptuveni vienu mēnesi gadā, lai atrastu lietas, kuras mēs nevaram atrast.

-Pirmais solis ceļā uz labāku informācijas organizāciju ir informācijas uzglabāšanas struktūras izveidošana un ērts arhīvs. Es parasti sāku ar informācijas sadalīšanu projektos, lai tā būtu vieglāk uztverama smadzenēm. Informācijas sadalīšana pa kategorijām ir labs veids kā veidot savu arhīvu.

-“Tikpat svarīgs aspekts kā informācijas strukturizēšana ir arī plaukti. Jūs jāizvēlas izturīgi plaukti, tāpat Jums jāpārliecinās, vai plaukti ir pietiekami dziļi,” skaidro AJ Produkter tirdzniecības pārstāve Anna Stenström. Papildus, lai efektīvi organizētu arhivēšanu Jums būs nepieciešamas arhīva kastes, faili, dokumentu kastes un uzlīmes kategoriju vai projektu atzīmēšanai.

Arhīva plaukti